Fatturazione elettronica
Pubblicato il 30-Oct-2018

La fatturazione elettronica è un sistema digitale per emettere una fattura. Si tratta di un'alternativa che a partire dal 2019 diverrà obbligatoria, l'unico modo per ricevere e recapitare dei documenti inerenti alla fatturazione e che risulterà lo strumento perfetto soprattutto per coloro che operano nell'e-commerce. Questo sistema include tutti gli aspetti gestionali in termini di fatture. Si tratta infatti di emettere, trasmettere, inviare e conservare questo tipo di documenti in modo completamente digitale, così da poter definitivamente abbandonare le documentazioni cartacee le quali sono state fino ad ora utilizzate ai fini della contabilità. Di certo si tratta di un passaggio importante che segna un'ulteriore cambiamento in quello che è la dimensione fiscale e contabile e che dunque porterà con se tutta una serie di cambiamenti, sia nel modo di realizzare il documento, sia nel modo di gestirlo e concepirlo.

Il passaggio alla fatturazione elettronica nell'ecommerce tra software e novità

Così come avviene per tutti i files digitali, anche per la fattura elettronica occorrerà essere a conoscenza di alcuni semplici dettagli tecnici in merito a quel lessico e a quella metodologia propria al mondo digitale. Dei dettagli che soprattutto coloro che operano nell'e-commerce non potranno ignorare visto che questo nuovo metodo migliorerà i controlli dell'Agenzia delle Entrate soprattutto in questo settore.

Innanzi tutto il termine con la quale si indica una fattura elettronica è FatturaPA ed indica quel file generato attraverso un linguaggio standard, ossia il linguaggio XML. Naturalmente grazie ai software dedicati non sarà necessario essere dei programmatori per emettere una fattura elettronica, ma solo saper utilizzare dei semplici programmi realizzati ad hoc per questo fine. Questi programmi saranno lo strumento sia per chi opera nel B2B ossia nel Business To Business, sia nel B2C, ossia Business To Consumer. Più semplicemente, per capire il significato di questi due termini, è utile sapere che nel linguaggio contemporaneo ci si riferisce nel primo caso ad uno scambio commerciale di prodotti o servizi tra aziende, quindi ad esempio tra un fornitore ed un commerciante o un artigiano, e nel secondo caso nella vendita riservata al consumatore finale, come ad esempio ad un privato. Tutto ciò avverrà tramite un sistema di interscambio denominato SDI. Si tratta di un sistema informatico gestito dall’AdE (Agenzia delle Entrate) il quale sarà a servizio della ricezione e dell'inoltro, con relativo controllo, delle fatture XML.

La fatturazione elettronica per l'e-commerce B2B e B2C obbligatoria dal 2019

Dal 2019 quindi la fatturazione elettronica sarà l'unico modo, in termini di legge, di emettere e gestire le fatture, sia per l'e-commerce delle aziende che quello destinato ai privati. Il processo di emissione e di ricezione della fattura digitale sarà completamente diverso da quello al quale si è abituati. Questo processo non include dunque la ricezione di nessun documento cartaceo ed avverrà attraverso la supervisione dell'Agenzia delle Entrate, la quale però non si riserva nessun obbligo in termini di conservazione, di archiviazione o di amministrazione in merito ai documenti digitali ricevuti. Ciò non significa che essa non eserciterà i dovuti controlli i quali, in questo modo, risulteranno più facili ed immediati da eseguire soprattutto per l'e-commerce, che esso sia di tipo B2B o B2C. L'obbligo di legge che prevede l'utilizzo esclusivo della fatturazione elettronica fa parte di un disegno più ampio a favore della gestione digitale di tutti i documenti fiscali la quale permetterà una migliore emissione e ricezione per i settori del B2B e del B2C, ma soprattutto potrà fornire degli strumenti più semplici per eseguire ed operare controlli e verifiche in tempi più brevi rispetto a quelli del passato.

Creare ed emettere una fattura elettronica. Cosa serve e come inviarla

Non sono molti gli aspetti essenziali da valutare per creare la prima fattura elettronica. Come prima cosa è utile sapere che attraverso l' SDI, termine che significa sistema di interscambio, è possibile con estrema semplicità inviare al destinatario una fattura digitale. Come prima cosa occorre però avere la strumentazione necessaria che è composta da:

  • una casella di posta certificata, conosciuta anche come PEC
  • un software per la realizzazione della fattura in grado di generare il file XML
  • un kit per la firma digitale

Per avere la PEC, ossia la versione digitale e moderna della più conosciuta raccomandata postale, è possibile andare sul sito dedicato, www.pec.it ed eseguendo l'iscrizione, la quale prevede il versamento di una piccola quota annuale, si potrà ottenere il proprio indirizzo certificato. Ogni documento inviato attraverso la PEC equivale, nei termini di legge, ad una raccomandata.

Per quello che riguarda il software per le realizzazione del file XML invece è meglio dedicare qualche minuto ai servizi che le varie aziende produttrici propongono. Si tratta di opzioni molto diverse tra loro, anche in termini di firma digitale, motivo per cui ognuno dovrebbe, in base alle proprie esigenze, optare per una scelta piuttosto che un'altra. Inoltre se si è un libero professionista l'opportunità di scelta si riduce drasticamente perché molti software di gestione sono dedicati spesso ad uso esclusivo delle aziende. La firma digitale è poi invece l'aspetto più delicato perché in esso vi è rappresentata l'autenticità del documento. La tipologia di file per la firma digitale sono due e varieranno in base al formato di firma adottato: l’estensione del file potrà dunque essere xml.p7m oppure semplicemente xml. Il software ed ilkit utilizzato per poter recare una firma digitale dovrà essere in grado di definire il parametro signing time e quindi riportare la data e l’ora, oltre che la time zone che indica il riferimento geografico temporale.

Le alternative per facilitare l'emissione della fattura elettronica

Se per quanto possa apparire facile, per qualcuno la fatturazione elettronica potrà, soprattutto nei primi tempi, sembrare un'impresa difficile. Se si preferisce però sarà possibile optare per dei canali alternativi lasciandosi guidare dal supporto professionale di un commercialista o di un consulente del lavoro. Per l'emissione facilitata si potrebbe optare invece per un software in grado di gestire a 360° la fatturazione elettronica, organizzandocosìin un unico gesto l'emissione e la firma elettronica, così come anche l'invio e la conservazione di questi documenti digitali. É utile ricordare inoltre che per l'invio è possibile utilizzare il canale web ufficiale appositamente realizzato oppure il web-services SPC attraverso il canale Sistema Pubblico di Connettività. Esistono inoltre dei veri e propri intermediari che prestano i loro servizi al fine di svolgere in "toto" questo lavoro e che fungerà dunque da Operatore Economico in tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica.

La conservazione delle fatture elettroniche per l'ecommerce B2B e B2C

Anche per l'e-commerce B2B e B2C la conservazione della fatturazione elettronica deve rispondere ai requisiti imposti dal Codice dell'Amministrazione Digitale. Una volta dunque emessa un fattura elettronica valida e legale, quest'ultima dovrà essere rintracciabile attraverso il codice fiscale o la partita Iva e naturalmente attraverso la data di emissione, per essere in seguito conservata e quindi archiviata. In merito alla data di emissione inoltre è utile sapere che quella che farà fede è quella che figurerà nella fattura e non quella riferita al giorno dell'invio che potrebbe essere ovviamente diversa. L'archiviazione ufficiale delle fatture elettroniche dovrà avvenire entro 3 mesi a partire dalla data di scadenza della Dichiarazione dei Redditi. Proprio attraverso quest'ultima sarà possibile comunicare all'Agenzia delle Entrate i dettagli e le informazioni utili in merito la conservazione e l'utilizzo dei documenti digitali i quali potranno essere così facilmente visionati dall'Agenzia in caso di controlli.

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